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電子帳簿保存法の保存方法を紹介!注意点に関しても詳しく解説

2022年3月1日現在
電子帳簿保存法の保存方法を紹介!注意点に関しても詳しく解説
電子帳簿保存法を運用するにあたって、各種帳簿の保存方法や改正後の注意点などを述べていきます。また、電子帳簿保存法に必要な準備や、電子保存とスキャナ保存できる書類とできない書類があるため、どのような違いがあるかも解説しています。2005年3月改正から、紙媒体をやめて電子データで保存することに積極的な企業や個人事業主の方が多くなってきました。電子帳簿保存法の導入を検討されている方は、是非本記事を読んで参考にしてください。

電子帳簿保存法の保存方法は3つ

電子帳簿保存方法は電磁的記録による保存、COMによる保存、スキャナによる保存の3つが挙げられるためそれぞれの保存方法に分けて紹介します。

電磁的記録による保存

作成した帳簿をDVDやCDにて保管する保存方法です。

COMによる保存

COMとは、電子計算機出力マイクロフィルムのことで、写真のフィルムで帳簿や資料を電子データとして保管する保存方法です。

スキャナによる保存

スキャナは文書をスキャンして、電子データに変換する保存方法です。従来は電子データを紙の文書にする手間がありましたが、スキャナによる保存で業務の効率化が可能になりました。また、重要な書類を管理する場所や人員、紙を使わないことでコストの削減に繋がります。

紙ベースの領収書保存は不要

電子帳簿保存法において、キャッシュレス決済であれば領収書が不要になりました。数回の電子帳簿保存法改正があって実現した項目で、電子帳簿保存法成立直後は領収書の保存が必要でした。しかし、領収書の保存期間が法人や青色申告者が7年間という長さもあり、紛失するリスクが大きいことで現在は領収書が不要です。

電子データにしてしまえば確認したいときにすぐに探せて、手間がかかりません。仮に紙のまま保存すると保存場所に困ったり、積み重なった紙束のなかから探したりするのが大変です。場所を取らずに保存できる利点があることから、領収書の保管における負担が軽減されます。

電子データで保存する場合の注意点

今まで紙の保存を継続してきた人にとって、電子帳簿保存法における保存方法に慣れないことでしょう。電子帳簿保存法に基づいて帳簿を作成するにあたっては、取引でやってはいけないことがあったり、誤解してしまいがちなことがあります。どのようなことに注意したらいいのか、これからの解説をよく読んで参考にしてください。

電子保存について

電子保存では取引情報を電子で受け取ったり渡したりした場合、紙の保存ができない注意点があります。令和4年1月1日以降において電子データの取引は電子データで保存し、保存方法が統一されました。紙の保存ができないとメールで取引をした場合、タイムスタンプが必要になります。

タイムスタンプとは電子データを日時で証明するもので、データが改ざんされていないかを確認できるのが特徴です。もしクラウドサービスの支払いデータや決済データで取引をした場合、一定の要件を満たせばシステムの保存が認められています。一定の要件は取引情報において低製作所の記録が残ったり、訂正削除自体ができないシステムを利用したりしていることです。

紙の保存で判子を押せば、紙の劣化で何月何日に取引して、改ざんしたかどうかがわかります。しかし、電子データ上では劣化を見極められないため、このような対策が行われているのです。

スキャナ保存について

スキャナ保存における注意点として、紙の領収書が必要ないという誤解です。スキャナ保存はあくまでも領収書を電子データに変換が可能になっただけであり、技術の発展という認識で問題ありません。つまり、領収書が紙であっても電子データであっても、最終的に帳簿の役割を果たす形を残さなけらばならないのが注意点です。

最も安全なのは電子データで保存しつつ、電子機器の不具合によってデータが失われた場合に備えて書類を残しておく方法になります。税法上の要件を満たせるように準備し、紙の領収書を捨てずに持っておきましょう。

電子保存の仕方には要件があるので注意

これから電子取引データを取得する場合の注意点を述べます。注意点を押さえておけば、電子データを安全かつスムーズに保存可能です。

システム概要に合わせて書類を用意

電子データを保存する場合は、システム概要に合わせて書類を用意しておきましょう。ただし、紙に出力するのに時間がかかってしまう場合は書類の用意が必要になり、出力がすぐにできるなら書面以外の方法でも問題ありません。つまり、システム概要に合わせた書類はオンラインやマニュアルでもよく、書面でなくても条件を満たしていれば保存できます。

税務署職員が確認できるようにしていく

電子データは自社のみだけではなく、税務署職員が確認できる状態にしておきましょう。税務調査が行われたとき、税務署職員が提示するように要求するときがあります。要求に対して企業や個人事業主の方は応えなければならず、税務職員の求めた情報を提出しなければなりません。

仮に応じなかった場合、電子帳簿等保存制度の適用と、検索機能の確保における要件の緩和が受けられなくなります。いつ税務調査が入っても提示できるように、電子データをまとめておきましょう。

ルールに従って保存して検索しやすくする

電子データの保存には3つのルールがあり、いずれかの方法で保管する必要があります。

1つ目はタイムスタンプの付与をされていて、取引日時が正確にわかることです。タイムスタンプは有料になり、書面の取引である判子の役割があるため、使える状態にしておかなければなりません。
2つ目はファイル名で、検索しやすいように規則的なファイル名にして名前をつけてください。電子取引データを保存した日と取引先、金額の順に管理していれば問題ありません。例えば2022年2月27日の取引先A社で1万円の取引をした場合、ファイルは「20220227_A社_10000」で保存しましょう。A社に関しては前株と後株で使い分け、取引先の正式な社名を記しておいてください。

3つ目は索引簿の作成で、Excelのフィルタ機能を使用することでスムーズに対応できます。そのため、Excelが最も見やすく、電子データの保存に関する負担が減らせます。

保存したデータの真実性も大事

保存した電子データが嘘の場合、保存した意味がありません。真実性を出すためにもデータを証明する証拠が必要になり、主に4つの方法があります。

1つはタイムスタンプで、タイムスタンプがあるデータがあれば正確な日時がわかるため真実性が出る運用です。

2つ目が取引したデータに対して時間を置かずにタイムスタンプをすぐに押すことで、取引先の相手のスケジュールを確認すればデータの信用性が上がります。

3つ目はやり取りをシステム内で完了させて記録しておけば、不正もなく保存状態に真実性が出てくるためおすすめです。仮にデータが勝手に訂正又は削除されたとき、記録しておけば復元したり誰が実行したのかがわかったりするでしょう。

4つ目は事務処理規程で、整備と運用をしておけばデータを荒らされずに防げます。

電子帳簿保存法データを保管する際の注意点

これから電子帳簿保存法の注意点を述べます。電子帳簿保存法は改正を重ねているため、どのような注意点かあるのか押さえておきましょう。

保存する際の注意点

電子データで保存する際は、書類のデータも一定期間保持しておいてください。書類のデータである原本を持っておけば信用性が高くなり、電子データに不都合なことが起きても対応できます。

例えばデータを改ざんや隠ぺいをするためにデータの数字を調整した時、原本と照らし合わせれば簡単に不正がわかるでしょう。タイムスタンプやシステム導入ができれば保存に問題ありませんが保存上の措置に慣れなくて電子データの保持が不安な場合は、持っておいた方が安心です。

用意したデータに関する注意点

帳簿や書類など、用意したデータがあればSaaSの導入がおすすめです。突然のトラブルでデータが失われてしまったときの対策になり、運用の工夫が必要になります。ペーパーレスでメリットが大きくなりましたが機能性を使いこなさないと充分な保存ができません。もしカスタマイズが難しい場合は、情報管理ができるオンプレミスのシステムとタイムスタンプだけでも充分な効果が得られます。

電子帳簿保存法に必要な準備をしよう

これから電子帳簿保存法に必要な準備を述べます。電子帳簿保存法改正によって準備にかかる負担が軽減されたため、参考にしてみてください。

現状の運用に関係する書類の状態を確認

自社の書類は電子データとして保存しやすくなりましたが、他社のデータは電子で受けるのが難しいです。一見、自社は電子データの保存で他社は紙ベースのデータで区分できますが、現状の運用を把握していないとまとまりません。いつ税務調査が来ても対応できるように、自社と他社のデータをわけて分類したほうがいいでしょう。

例えば経理関係のデータと取引関係のデータをわけたり、1つの取引先で複数枚の紙媒体におけるデータがあるならまとめておいたりするなど、やることは山ほどあります。細かく分ければわけるほど、いざという時に準備する手間が省けてスムーズです。

自分に合った電子化の方法を考える

電子帳簿保存法改正によってスキャナーで読み取る際の署名と、電子データの訂正や削除するときにシステムで管理できている際に使用するタイムスタンプの付与が不要になりました。タイムスタンプの付与期間が2ヶ月まで延長され、要件が緩和されて電子化がしやすい環境です。

しかし、無理して電子化する必要もなければ、紙ベースの保存でも問題ありません。電子データだとペーパーレスのコスト削減が特徴ですが、社員に覚えてもらうための教育コストがかかります。自分に合った電子化の方法を考えて、負担のかからない保存方法を選択してください。

困ったときの相談先を予め用意しておく

従来まで紙ベースでデータ保存した人にとって、電子帳簿保存法で電子データを保存する方法はわからないものです。専門的な知識が必要となり、予め相談先を用意した方がいいでしょう。紙ベースのデータに加えて電子データと混合してしまうため、信頼できる顧問税理士に依頼するのがおすすめです。最初は不慣れでわからないことが多いですが、将来的にコスト削減につながって大きなメリットとなるでしょう。

まとめ

いかがだったでしょうか。電子帳簿保存法によって電子データで管理でき、法改正で利用しやすい環境が整いました。システム導入時はコストがかかりますが将来的にコストが抑えられて紙ベースのデータ保存よりも便利になります。

電子帳簿保存法はこれからキャッシュレス機能を導入しようとしている方にとってより便利で負担が少なくなる内容となっています。本記事を参考にして頂き、電子化できるところから始めてください。

CCG QUOKKAでは書類の電子化に伴うデータ入力やPDFスキャン業務なども多くご依頼頂いております。お気軽にお問い合わせください。
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参考サイト

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