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電子帳簿保存法とは?背景やメリットなどを詳しく解説

2022年3月1日現在
電子帳簿保存法とは?背景やメリットなどを詳しく解説
昨今、いろいろな書類が電子化されています。企業でいうと見積書や請求書、契約書なども電子化が進んでいますが、令和3年度の税制改正によって「電子帳簿保存法」も改正されました。電子帳簿保存法改正についてどんな点が改正されたのか詳しく解説します。

電子帳簿保存法改正について(2022年1月開始)

電子帳簿保存法は各税法により「紙」で保存することが義務付けされていた帳簿書類などについて要件を満たせば電子データで保存してもいいとするものでした。

今回「電子帳簿保存法改正」により、帳簿書類などの電子的保存の手続きなどが抜本的に見直しされています。電子帳簿保存法は以下3つの区分に分けることができますが、それぞれの区分で改正されています。

・電子帳簿等保存:電子的に作成した帳簿や書類をデータのままで保存
・スキャナ保存:紙で受領したものや作成した書類を画像データで保存
・電子取引:電子的に授受した取引情報をデータで保存

電子帳簿等保存に関する改正事項

・国税関係帳簿の電磁的記録の保存で必要だった税務署長承認が不要となった
・有料電子帳簿の要件を満たし電磁的記録の備付保存義務者で、国税関係帳簿(優良な電子帳簿)に記録された事項に申告漏れがあった場合、申告漏れについての過少申告加算税が5%削減される
・正規の簿記の原則(一般的に複式簿記)に従い記録されている電子帳簿について、電磁的記録による保存が可能となった

スキャナ保存に関する税制事項

・税務署長の事前承認制度が廃止された
・タイムスタンプ要件・検索要件についてタイムスタンプの付与期間などが緩和された
・適正事務処理要件が廃止された

電子取引に関する改正事項

・タイムスタンプ要件に関わるタイムスタンプ付与期間や検索要件に関わる検索項目などが緩和された
・申告所得税や法人税における電子取引の取引情報に関わる電磁的記録について、電磁的記録を出力し書面等の保存で電磁的記録の保存とすることができるという措置が廃止された

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法では国税関係帳簿、国税関係書類など、従来は紙で保存することが義務付けられていた書類を電子的に保存することが認められています。

・帳簿類:仕訳帳、現金出納帳、売上帳、売掛金元帳、仕入帳、買掛金元帳、固定資産台帳
・決算関係書類:棚卸表、貸借対照表、損益計算書
・その他の書類:契約書、領収書、預かり証、預金通帳、手形類、見積書、請求書他

電子帳簿保存法の背景や内容

事業を行っていると請求書、納品書といった取引に関連する書類や、取引内容を記載する仕訳帳といった様々な国税関係帳簿書類があります。月別や組織別にナンバリングし、多くのファイルを保存しなければなりません。こうした、たくさんの書類を保存する場所を確保することも大変ですし、管理も大変です。このような問題を解決すべくできたのが電子帳簿保存法でした。また電子帳簿保存法の目的としては以下の目的があげられます。
・規制緩和によって電子保存対象を拡大する
・紙による制約を省くことでテレワークを推進する
・営業フローを見える化し内部統制を強化する
・政府の電子化推進による税務コンプライアンス等の優遇措置を行う

こうした背景と目的のもとで始まった電子帳簿保存法ですが導入の要件が厳格であったため、2005年制定当時、150件程度となかなか浸透しませんでした。経済・業界団体などからの規制緩和要望などを受け、またスマートフォンなどを利用する企業が増えたことなどが要因となり、電子帳簿保存法の改正が行われたのです。

電子帳簿保存法を導入前と後の影響

今回の改正により、電子帳簿保存法を導入する前と後でどのような影響があったのか紹介します。

事前承認制度の廃止

電子帳簿保存法の改正では事前承認制度が廃止されました。
改正前と改正後でどのような影響、違いがあるか見てみましょう。

・改正前

電子帳簿保存法を導入する場合、原則3ヵ月前までに税務署長に申請し電子帳簿保存法を利用するまでの承認が必要でした。この承認を受けるために、承認申請書に加えシステム概要書といった添付書類も提出しなければなりません。申請した後には税務署長の審査が行われ、不備などがあれば再申請が必要です。再申請を行うためには一定の期間が必要となるため、非常に面倒な手続きでした。

・改正後

電子帳簿保存法改正により税務署長による事前承認制度が廃止となったため、審査の必要もなくなり再申請の手間などもなくなり、事業者の負担が激減しました。電子帳簿保存法で求めている機能が備わったスキャナー、会計ソフトなどを利用すれば電子帳簿保存法を導入できるので導入する業者も多くなることが予想されます。

タイムスタンプ要件が緩和

今回の改正ではタイムスタンプについても緩和されています。タイムスタンプというのは、書類が作成された日付を確認する「時刻」に対する証明です。スキャナ保存や電子取引のタイムスタンプの付与期間が長くなったことで、非常に利用しやすくなりました。

・改正前

改正前は領収書といった国税関係書類をスキャナーで読み、保存の際には受領者が自署した上でスキャナーで読み込み、3営業日以内にタイムスタンプを付与しなければなりませんでした。

・改正後

改正後はスキャナーで読み取って署名する必要がなくなりました。またタイムスタンプの付与期間についても3営業日以内だったものが、最長2ヵ月に延長されたため扱いやすくなっています。

適正事務処理要件の廃止

業者が電子帳簿保存法を導入したいと思ったとき、壁となっていたのはこの事前承認制度ではないかと思います。税務署長などへの申請や承認なども今回の電子帳簿保存法改正によって廃止されました。

・改正前

電子帳簿保存法を導入する際、原則3ヵ月前までに税務署長等へ申請を行い、税務署長等から承認を受ける必要がありました。承認申請書を提出し、これにシステム概要書も付け、さらに書類に不備があれば再申請が必要です。再申請を行う際には一定の期間が必要となるため、業者にとっては面倒であり、また壁となっていたのでは?と思われます。

・改正後

電子帳簿保存法の改正によって税務署長等の事前承認制度が廃止されました。電子帳簿保存法によって求めている機能を持つスキャナーや会計ソフトなどを使えば電子帳簿保存法を利用できるのですからこれは大きな改正点です。

今までのように電子帳簿保存法の申請書類を提出し、税務署長等の審査をまち、書類不備で再申請が必要となれば一定の期間を置かなければならないということもなくなります。導入のネックとなっていた部分が電子帳簿保存法を利用できるスキャナーや会計ソフトの導入でクリアになるのですから、導入したいと思っていた業者にとって朗報でしょう。

不正防止を強化

今回の電子帳簿保存法改正では、不正に対する罰則も強化されています。帳簿の不正などによる罰則の強化により、今回の改正で決算の不正や帳簿に関する不正がより少なくなることも予想されているのです。

・改正前

申告漏れなどの重加算税は、電子帳簿保存法導入の有無などで違いはありません。

・改正後

電子帳簿保存法の改正では、不正に関して課せられている重加算税額に10%の加算です。適正事務処理要件等で定められていた要件が廃止となったため、不正に対してより重い責任を問うようになったといえます。

電子帳簿保存法に対応するメリット

電子帳簿保存法が改正されたことで、導入を考える業者が多くなると思われます。電子帳簿保存法にはさまざまなメリットがありますので、今回の改正によって導入の敷居が低くなったことを踏まえ、電子帳簿保存法の導入を考えてみてはいかがでしょう。次は電子帳簿保存法に対応することで得られるメリットについて解説します。

ペーパーレスでコスト削減

領収書等の税務上保管が必要だった紙書類は保管場所を作るのも大変ですし、ファイリング、封入封緘の手間、さらに切手、印紙代もかかりました。しかし電子帳簿保存法を導入すれば、印紙代や郵送費用などのコスト、さらには保管スペースの確保も書類管理の手間も削減できます。

帳簿書類の検索が楽になる

税務上の書類を紙ベースで保管していると何がどこにあるのか調べるのが大変でした。帳簿書類を閲覧しなければならないとき、資料を探すのは本当に手間です。しかし帳簿書類が電子データとなっていれば帳簿書類を検索すればいいだけなので、探し出す労力をかけずに済みます。

取引が電子媒体で完結

契約の必要がある場合は取引先に出向いて契約書類を交わしたり、郵送して押印してから返送してもらったり、非情に手間がかかりました。しかし電子媒体であればメール等で契約も取引も可能となるため、契約のために出社してといった面倒もなくなります。取引や契約などが電子媒体で完結できることも電子帳簿保存法の大きなメリットです。

災害時を考えてデータをバックアップできる

電子帳簿保存法を導入すればタイムスタンプ機能、閲覧権限個別設定などを利用できます。これら不正防止を強化できることはもちろん、データとして保存することで災害が起きたときに破損や消失するリスクも少なくなります。昨今、ゲリラ豪雨などによって大切な書類が失われることもありますので、災害時を考えても電子帳簿保存法は優れたシステムといえるでしょう。

まとめ

電子帳簿保存法をすでに導入している企業もありますが、中小企業ではまだまだ導入が進んでいません。しかし今回電子帳簿保存法が改正されたことで企業も手を出しやすくなったのではないかと思います。申請の際の面倒やロスタイムが短くなったことでより身近なシステムになりました。電子帳簿保存法改正のポイントや導入のメリットなどをよく理解し、前向きに検討してみてはいかがでしょうか。

CCG QUOKKAでは書類の電子化に伴うデータ入力やPDFスキャン業務なども多くご依頼頂いております。お気軽にお問い合わせください。
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参考サイト

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